구글 문서도구는 매우 재미있는 서비스다. 텍스트 문서나 스프레드시트, 프리젠테이션 같은 자료를 웹 브라우저에서 직접 만들거나 내 컴퓨터에 있는 자료를 업로드 하여 다른 사람들과 공유하는 개념이다.
나는 몇몇 회에서 회비를 관리하고 집행하는 총무를 맡고 있다. 사실 총무가 하는 일이 회비를 관라하는 것인데 밖에 있다가 바로 모임에 가는 경우, 회비 납부 내역을 적은 장부를 가져가지 못하는 일도 생기고 모임장소에 두고 오는 일도 있어 장부 관리하는 게 여간 신경 쓰이는게 아니다.
그러나 구글의 문서도구와 스마트폰을 이용하면 장부를 가지고 다닐 필요가 없다. 문서도구에서 관리하는 양식을 회원들에게 메일로 링크를 전해주면 회원들은 링크를 통하여 실시간으로 내역을 확인할 수가 있다.
먼저 필요한 양식 파일을 새로 생성하든지 아니면 내 컴퓨터에서 양식을 만든 다음 구글 문서도구로 업로드 한다.
공유를 설정하기 위해서 문서에서 오른쪽 마우스를 클릭하여 공유를 선택하던지,
해당 문서에 체크한 다음 옵션 더보기를 선택하여 공유-설정을 선택한다.
공유 설정 화면에서 변경을 선택한다.
공개 옵션은 누구나 볼 수 있는 웹에 공개, 구글 계정이 없더라도 링크가 있는 경우 접근할 수 있는 링크가 있는 모든 사용자에게 공개, 구글에 계정이 있는 사용자에게 만 공개하는 비공개가 있다.
구글 계정이 없는 회원도 있기 때문에 링크가 있는 모든 사용자에게 공개를 선택한다. 좀 더 보안을 원하면 회원 모두 구글에 가입을 유도한 후 비공개를 선택하면 안전하다.
링크가 있는 모든 사용자에게 공개를 선택하면 공유할 링크가 생성되고 공유할 사용자에게 메일을 보낼 수 있도록 메일 입력 화면을 제공한다. 그리고 링크를 통해 접근시 문서를 보기만 할 건지 수정을 허용할 건지 선택할 수 있다.
메일을 받은 사람은 메일에 포함된 링크를 이용해서 문서에 접근할 수 있다.
스마트폰에서 office 문서를 만들거나 직접 수정할 수 있는 앱은 DocsToGo, Office2 같은 것들이 있는데 아쉽게도 모두 유료 앱이다. 그리고 가격도 4~5 달러 이상한다.
Office 관련 앱을 대부분 Dropbox나 구글 문서도구 같은 클라우드를 지원한다.
구글의 아이디와 비밀번호를 입력하고 구글 문서도구 클라우드 폴더를 선택하면 문서도구에 문서를 볼 수 있다.
단, 스마트폰으로 입력과 수정을 하기 위해서는 공유 권한을 수정 가능으로 설정해야 한다. 그렇지 않으면 해당 문서는 읽기 전용이라 새 이름으로 저장하게 된다.
스마트폰으로 직접 문서를 수정하거나 내용을 입력할 수 있다. 장부를 가지고 다니지 않아도 스마트폰을 이용하여 장부를 작성할 수 있다.
작성 후 저장을 하면 가끔 동기화가 되지 않았다며 에러가 발생하는 데 이때는 조금 있다가 다시 시도하면 구글 문서도구와 동기화가 완료된다.
웹 브라우저로 확인하면 스마트폰에서 입력한 내용이 그대로 반영이 된 걸 볼 수 있다.
그리고 컴퓨터로 필요한 내용을 추가하거나 수정한 후 저장하면
스마트폰으로 열어보면 실시간으로 동기화가 되어 있다.
이렇게 구글 문서도구와 스마트폰을 같이 사용하게 되면 장부를 가지고 다니지 않아도 되고 공유 기능을 통해 회원들은 미납된 회비는 없는지 회비가 어떻게 사용되고 있는지 현재 잔액이 얼마인지를 언제든지 확인할 수 있다
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